Version 18.1: Sammelrechnung und Stapelrechnung

Über die Funktion < Buchhaltung – Abschlüsse – Sammelrechnungserstellung > haben Sie die Möglichkeit, eine Sammelrechnung oder eine Stapelrechnung zu erstellen.

Dazu werden Sie zuerst nach bestimmten Kriterien die Auswahlliste aufrufen.

 

 

 

 

 

 

 

Nach dem Aufruf der Liste können Sie über die Checkboxen in der erste Spalte bestimmen, welche Vorgänge bearbeitet werden sollen, über das Zahnrad Symbol können sie anschließend die Optionen „Sammelrechnung“ oder „Stapelrechnung“ aufrufen.

 

 

 

 

 

Sammelrechnung
Die Option „Sammelrechnung“ steht nur dann zur Verfügung, wenn alle gefundenen Vorgänge den gleichen  Rechnungsempfänger haben. Die Funktion erstellt eine einzige Rechnung (also nur eine Rechnungsnummer), in der alle Leistungen aller Vorgänge enthalten sind.
Das entsprechende Rechnungsdokument wird bei allen betreffenden Vorgängen auf der Registerkarte „Dokumente“ hinterlegt.

Stapelrechnung
Bei der Stapelrechnung können Vorgänge von verschiedenen Kunden im einem Schritt mit einer Rechnung versehen werden. Dabei wird für jeden Vorgang eine separate Rechnung erstellt und im Vorgang abgelegt, wie bei der manuellen Erstellung einer Rechnung

Nach Auswahl der Option erhalten Sie eine Auswahlmaske zum Dokumentendruck. Erst mit einem Klick auf „Blankopapier“ oder Briefpapier wird die Funktion durchgeführt.

OP-Liste

Die OP-Liste in der Buchhaltung ist eine der wichtigsten Listen zur Kontrolle der Buchhaltung.

Offene Posten werden in myJACK immer dann genutzt, wenn wir davon ausgehen, dass ein Konto von zwei anderen Konten her bebucht wird und anschließend ausgeglichen ist.
So wird zum Beispiel das Verrechnungskonto eines Veranstalters aus dem Vorgang heraus bebucht, wenn der Vorgang vom Kunden komplett bezahlt wurde. Über die VA Abrechnung wird ebenfalls auf das Verrechnungskonto gebucht und der OP aus dem Vorgang ausgeglichen.

Sie können die OP-Liste nach verschiedenen Kriterien eingrenzen. Wichtig ist, dass Sie regelmäßig die OP-Liste kontrollieren hinsichtlich Offener Posten, die aktuell noch offen sind, aber nicht mehr offen sein sollten. Konten wie EC Casch, Kreditkartenzahlungen, Banktransitkonto und Kreditoren sollten am besten ein Mal im Monat kontrolliert werden.

So sollte ein Offener Posten auf dem Konto 103610 EC Cash aus 2017 mittlerweile ausgelichen sein. Wenn das nicht der Fall ist, sollten Sie kontrollieren, warum diese Position nicht ausgeglichen wurde.

Das Fälligkeitsdatum in der ersten Spalte können Sie manuell abändern, z.B. wenn der OP zu Recht noch offen ist, oder sie erfahren haben, dass der Ausgleich des OPs etwas später als üblich erfolgen wird.

Wenn Sie unsicher sind, wie der OP zustande kam, können Sie über einen Doppelklick das Kontextmenü aufrufen und dort z.B. die Option „OP-Positionen“ auswählen.

In der angezeigten Liste erscheinen alle Belegpositionen, die auf diesen OP gebucht wurden. Mit einem Doppelklick auf eine dieser Positionen können Sie dann noch in weitere Bereiche verzweigen und sich die z.B. die Belegpositionen, die Sitzung oder auch den Vorgang angzeigen lassen.

 

 

 

 

Wichtig bei der Eingrenzung der OP-Liste ist, dass abhängig von den eingegebenen Kriterien OPs als offen anzeigt werden können, die aktuell bereits ausgeglichen sind (sog. Historische OP-Liste). Diese Anzeige haben Sie immer dann, wenn Sie nach Jahr/Periode eingrenzen, oder nach Belegdatum. Bei diesen Abfragen werden Belegpositionen ignoriert, die ausserhalb des eingegrenzten Zeitraums liegen.

 

 

Kontrolle offene Eingangsrechnungen

Über „Verwaltung – Listen“ oder über „Buchhaltung – Belege & Auswertungen – VA-Rechnung“ kann eine Leistungsliste aufgerufen werden. In dieser Leistungsliste werden nicht Aufträge, sondern Leistungen aus Aufträgen angezeigt.

Diese Liste kann nach vielen Eingaben eingegrenzt werden. Unter anderem auch nach „Eingangsrechnung“.

Wenn Sie diese Liste nach „offen“ und „Abreise in der Vergangenheit“ eingrenzen, so erhalten Sie eine Liste von Buchungen die kontrolliert werden müssen, da diese bereits erledigt sein sollten.

In dieser Liste vergleichen wir den Soll-Saldo des Offenen Posten auf dem Veranstalter-Verrechnungskonto mit den „Verrechnungspreiszeilen“ aus der Leistung. Die beiden Betragsspalten zeigen diese Werte auch an (Eingangs-RE und Leistung).
ACHTUNG: Damit diese Werte stimmen, dürfen Sie auf dem Veranstalter-Verrechnungskonto NIEMALS den OP manuell im Soll bebuchen. Solten Sie mal eine Eingangsrechnung stornieren wollen, so buchen Sie den Betrag bitte mit Minus! Am besten nutzen Sie aber zum Korrigieren auch die neue Veranstalter-Abrechnung, denn diese zeigt Ihnen immer an, welcher Betrag noch verbucht werden muss.

Flugsegmente Aktiv / Inaktiv

2015-10-20_08-36-57Die Flugsegmente in den Leistungsdetails wurde um den Status „Aktiv“ erweitert. Es werden auf den Belegen nur die aktiven Segmente gedruckt.

Bei Umbuchungen werden die umgebuchten Flugsegmente nicht gelöscht, sondern lediglich auf „inaktiv“ gesetzt. Somit kann man in den Flugsegmenten sehen, dass ursprünglich andere Segmente gebucht waren.

Neue Version 18.1

In einigen Wochen ist es wieder soweit: in der Nacht von Samstag 12.05.18 auf Sonntag 13.05.18 werden wir die aktuelle Version 17.3. durch die Version 18.1. ersetzen. Während des Deployments können Sie in einem Zeitfenster von 2-3 Stunden nicht mit myJACK arbeiten.
(Da das Deployment ab 22 Uhr beginnt, ist das hoffentlich kein Problem ;-))

Besonderer Schwerpunkt der nächsten Version sind die Pauschalreiserichtlinie und die Datenschutzgrundverordnung. Sie können also schon ab Mai mit den neuen Verfahren zur Pauschalreiserichtlinie arbeiten, sofern Sie dies möchten.

Sie selbst müssen für das Deployment nichts weiter tun. Alle notwendigen Arbeiten werden von Bewotec durchgeführt.

Wie immer werden wir Sie auch wieder über die Änderungen in der neuen Version informieren. Auf Facebook und in unseren Online Handbuch werden wir entsprechende Informationen hinterlegen. Ein Video mit den wichtigsten Änderungen werden wir ebenfalls wieder zur Verfügung stellen.
Für die Pauschalreiserichtlinie und die Datenschutzgrundverordnung gibt es bereits entsprechende Schulungstermine (die viele von Ihnen bereits gebucht haben).

Die Version 18.2. wird am Wochenende 30.6./1.7.18 zur Verfügung gestellt.

Dokumenten Mailadresse

Jedes myJack-Reisebüro hat eine eigene myJack-Mailadresse. Diese setzt sich folgendermaßen zusammen:

myjack-documents+“CODE“@webtravel.de

2015-07-14_08-21-53Der Code ergibt sch aus dem App-Passwort in den Agenturstammdaten.

 

 

 

 

 

Bei unserer Testagentur ist somit die Mailadresse:
myjack-documents+cywm@webtravel.de

Bitte ersetzten Sie dies durch Ihren eigenen code.

Alle Mails die an diese Mailadresse gesendet werden landen in der myJack Dokumentenverwaltung und können dann darüber einen Vorgang zugeordnet werden. Dies kann man OHNE Vorgangswebcode machen. Sollte der Vorgangswebcode trotzdem im Betreff angegeben werden, wird die Mail gleich dem Vorgang zu gewiesen.

2015-07-14_08-31-38Alle über die Mailadresse eingehenden Mails landen in der Dokumenteninbox.